CARA MUDAH MEMBUAT SISTEM BISNIS

57% pengusaha mengatakan bahwa masalah terbesar mereka adalah membuat sistem bisnis. Padahal membuat sistem itu mudah. Jadi susah

57% pengusaha mengatakan bahwa masalah terbesar mereka adalah membuat sistem bisnis. Padahal membuat sistem itu mudah. Jadi susah itu karena salah kaprah. Tidak mendudukkan sistem pada tempatnya. Tidak membuat sistem pada waktu yang seharusnya. Jadi gimana sih cara mudah membangun sistem?

Sistem itu adalah sekumpulan prosedur yang perlu dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan tertentu. Kumpulan prosedur ini memberikan jaminan bahwa suatu proses bisnis akan menghasilkan output yang diinginkan terlepas dari siapapun yang menjalankannya.

Misalnya: Siapapun penjualnya, sistem penjualan yang tepat akan memberi kepastian pencapaian target penjualan. Siapapun yang memproduksi, sistem produksi yang baik akan menjamin kualitas produk seperti yang Anda inginkan.

Asyik kan? Itu sebabnya sistem jadi impian semua pengusaha.

Sama seperti Anda, saya pun ingin memiliki sistem yang hebat di perusahaan saya. Dengan sistem itu, saya berharap bisnis saya berkembang jadi perusahaan besar. Sebuah keinginan yang ternyata menghasilkan lebih banyak mudharat dibanding manfaatnya.

Ceritanya begini.

Saya perlu sistem SDM yang bisa merekrut dan me-retain karyawan sekelas perusahaan besar. Saya juga perlu memiliki sistem produksi yang bisa menjamin kualitas produk terbaik. Jadi apa yang saya lakukan? Belajar dari Best Practice, tentu saja. Saya temukan sistem SDM yang paling oke saat itu adalah Astra Internasional. Sementara sistem produksi paling hebat ada di Toyota.

Maka saya pelajari kedua sistem itu agar bisa menduplikasinya di perusahaan saya. Saya percaya kalau perusahaan saya bisa punya sistem SDM dan produksi seperti mereka, pasti perusahaan saya akan cepat berkembang dan besar seperti mereka.

Saya pun membuat dan menerapkan sistem jenjang karier yang bertingkat-tingkat layaknya Astra. Saya buat dan terapkan prosedur produksi yang multi-layered dan mekanistik layaknya Toyota. Singkatnya, saya telah mengadopsi Best Practice. Bisnis pasti akan booming, betul?

Ternyata tidak. Turn over karyawan justru jadi tinggi sementara kita juga tidak dapat karyawan terbaik seperti yang kita harapkan. Dari sisi produksi, karyawan jadi lebih sering lembur dan klien seringkali tidak happy dengan hasil kerja kita.

Loh kok bisa?

Jawaban sederhananya adalah apa yang bagus untuk perusahaan besar belum tentu (hampir pasti tidak) cocok untuk perusahaan kecil atau menengah. Ibaratnya kita mau dagang keliling di pasar tapi justru sibuk dengan dasi, sepatu dan jas yang kedodoran.

Inilah yang menjadi alasan kenapa banyak profesional yang berhenti bekerja dari perusahaan besar kemudian memulai usaha sendiri (atau bekerja di UKM) seringkali kedodoran hingga usahanya gagal. Padahal jelas mereka orang pintar, jabatannya tinggi, serta punya pengalaman panjang dan luas dalam bisnis.

Kesalahan mereka adalah menganggap UKM sebagai miniatur dari perusahaan besar. Mereka yakin jika mereka menerapkan apa yang mereka tahu saat bekerja di perusahaan besar, maka si UKM pun akan menjadi besar. Kenyataannya, UKM dan Usaha Besar adalah dua dunia yang berbeda.

Sistem dibuat berdasarkan proses bisnis dan budaya dari perusahaan yang mana antar satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda-beda. Astra perlu memiliki jenjang karir bertingkat-tingkat karena jumlah karyawannya banyak. Selain itu, karakteristik pelamar kerja di Astra adalah para pengejar karir.

Sementara perusahaan saya jumlah karyawan tetapnya hanya 50 orang dengan 5 tingkat jabatan saja. Saya juga terlambat menyadari bahwa alasan orang tertarik bekerja di perusahaan saya bukan untuk mengejar karir, melainkan suasana kerja yang nyaman, kesempatan belajar yang tinggi, dan percaya pada misi SuksesMulia.

Terkait sistem produksi, perusahaan saya jelas bukan Toyota. Saya tidak memproduksi 2000 mobil per hari melibatkan ratusan vendor dan ribuan pekerja. Saya menjual dan memproduksi jasa pelatihan dan konsultasi. Produk intelektual jelas tidak bisa disamakan dengan produksi barang jadi secara masal.

Moral of the story: Jangan membuat sistem dengan cara mencontek best practice dari perusahaan lain. Bila Anda terpaksa melakukannya, maka pastikan perusahaan yang Anda contek memiliki jenis dan kelas yang sama dengan perusahaan Anda. Itu pun belum tentu berhasil, karena walaupun proses bisnisnya sama, budaya organisasinya bisa jadi berbeda.

Saran saya adalah buat sistem berdasarkan best practice Anda sendiri.

Itulah yang akhirnya saya lakukan di perusahaan saya.

Ingat apa yang saya sampaikan di artikel saya sebelumnya (baca disini http://bit.ly/2wMFz32) . Buatlah sistem bisnis hanya ketika bisnis Anda sudah berhasil. Artinya saat itu produk Anda sudah diterima baik oleh pasar. Penjualan Anda bagus dan cenderung naik. Anda bisa memproduksi sesuai standar kualitas dan jumlah yang ditargetkan.

Jika Anda belum sampai pada posisi itu, jangan buat sistem. Teruslah mencari cara, teknik, metode, pendekatan (apapun namanya) agar Anda bisa sampai di posisi itu.Ketika Anda sudah sampai disitu, baru Anda buat sistem untuk menjamin keberhasilan itu agar selalu terjaga.

Nah, setelah sadar bahwa sistem perusahaan besar ternyata tidak bekerja untuk perusahaan saya, akhirnya saya memutuskan untuk membuat sistem saya sendiri. Saya mulai dengan bertanya pada karyawan terbaik saya, “apa yang dulu membuat kamu mau kerja disini?”. “Dan apa yang membuat kamu terus betah bekerja disini selama ini?”

Terkait produksi, saya petakan semua pola kerja dan proses produksi yang pernah kami lakukan selama ini. Kemudian saya ajukan pertanyaan, “mana diantara pola kerja dan proses produksi ini yang terbukti berkali-kali konsisten menghasilkan output terbaik seperti yang saya inginkan?”

Jawaban dari pertanyaan itu saya jadikan standar wajib yang harus ada di perusahaan saya. Kemudian saya buat prosedur kerja untuk memastikan semua standar-standar itu terpenuhi. Sebuah rangkaian SOP lengkap dengan aktitivitas yang harus dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan, indikator keberhasilan, berikut mekanisme kontrolnya.

Prosedur kerja itulah sistem bisnis yang saya buat untuk perusahaan saya, khususnya sistem yang terkait dengan SDM dan produksi.

Kesimpulannya, jika Anda ingin bangun sistem bisnis maka carilah best practice di dalam perusahaan Anda sendiri, bukan perusahaan orang lain. Jika Anda pakai konsultan, jangan mau di sodori desain sistem template, apalagi kalau dia bilang itu best practice dari perusahaan besar. Minta dia buat sistem dari best practice perusahaan Anda sendiri.

Kalau Anda belum punya best practice? Berarti belum waktunya Anda buat sistem. Maka teruslah belajar dan eksperimen dengan cara-cara baru hingga bisnis Anda berhasil seperti yang Anda inginkan. Mau minta bantuan konsultan? Boleh saja. Tapi konsultan bisnis, bukan konsultan sistem. Nanti kalau bisnisnya sudah berhasil, baru panggil konsultan sistem.

Lagipula, bukankah sistem itu cuma ganjalan ban keberhasilan bisnis Anda?

Selamat membangun sistem bisnis (bagi yang sudah saatnya 🙂

 

Indrawan Nugroho

Business Innovation Consultant

CorporateInnovation.Asia

Pin It

Leave a Comment