Tidak berlebihan jika work automation atau otomasi dikatakan sebagai salah satu angin segar bagi perusahaan atau organisasi. Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan memanfaatkan otomasi di perusahaan atau organisasi Anda. Baik manfaat untuk perusahaan maupun manfaat untuk karyawan. Lalu, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara memulai otomasi di perusahaan?
Secara umum, konsep memulai otomasi adalah memulai dari yang kecil dan sederhana. Setelah itu, Anda perlu bergerak cepat untuk mendapatkan hasil yang optimal.
Namun, agar lebih jelas lagi, kali ini kita akan membahas langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk memulai otomasi di perusahaan Anda.
1. Digitalization
Untuk memulai otomasi, Anda perlu memulainya dengan memiliki suatu proses yang sudah terdigitalisasi. Artinya, perusahaan Anda harus sudah terbiasa mengerjakan segala sesuatunya secara digital. Tidak lagi manual seperti menulis laporan dengan tangan dan hal-hal semacam itu.
Selain harus terdigitalisasi, perusahaan Anda juga harus sudah memiliki proses yang standar. Dua syarat ini akan membuat proses memulai otomasi di perusahaan Anda menjadi jauh lebih mudah.
2. Local Optimize
Setelah memiliki proses yang terdigitalisasi dan terstandar, Anda dapat berlanjut ke tahap berikutnya, yaitu local optimize. Anda dapat melihat apa yang sudah ada di perusahaan Anda dan mulai mengoptimasinya.
Sebagai contoh, Anda bisa mulai mengautomasi excel atau document collaboration dalam perusahaan Anda. Dari sini, Anda akan menemukan adanya hal-hal yang mungkin bisa diintegrasikan. Selanjutnya, Anda bisa masuk ke tahapan berikutnya, yaitu integrasi.
3. Integrate
Di tahap ini, Anda sudah menemukan hal-hal apa saja yang bisa diintegrasikan dalam sistem perusahaan Anda. Selanjutnya, Anda akan mulai mengintegrasikan sistem-sistem yang telah Anda temukan tersebut. Setelah berhasil diintegrasi, tahap selanjutnya adalah membuat sistem-sistem tersebut dapat bekerja secara otomatis.
4. Redesign Business Process Leveraging Advance Automation
Kemudian, Anda dapat terus mengembangkan tahapan sebelumnya hingga Anda mencapai tahap redesign business process Anda. Dengan melakukan redesain ini, Anda akan mendapatkan suatu proses yang telah terdigitalisasi dan terstandar.
Itulah empat tahapan memulai otomasi yang perlu Anda lewati. Apabila seluruh tahapan memulai otomasi ini berhasil Anda lakukan, Anda akan mendapatkan proses bisnis yang jauh lebih mudah untuk dioperasikan dibandingkan sebelumnya.
Baca juga: Contoh Pekerjaan yang Bisa Diautomasi
Tentu saja hal tersebut bukan satu-satunya keuntungan yang akan perusahaan Anda dapatkan. Menjalankan otomasi juga akan mendorong transformasi digital di organisasi atau perusahaan Anda.
Untuk memberikan gambaran yang lebih utuh mengenai hasil dari otomasi, ada satu contoh yang bisa Anda bayangkan. Contoh paling mudahnya adalah sistem payroll.
Jika Anda menerapkan otomasi di perusahaan, Anda bisa menjalankan sistem payroll dengan sangat mudah. Anda bisa membuat aplikasi payroll tetap berjalan, meskipun Anda tidak ada di sana. Bahkan Anda tidak perlu menyalakan aplikasi tersebut untuk membuatnya berjalan. Karena sistem payroll yang sudah diotomasi dapat berjalan dengan sendirinya di latar belakang.
Selain memberikan kemudahan, cara ini juga memberikan keamanan yang jauh lebih baik untuk data Anda. Dengan menjalankan sistem di latar belakang, data yang Anda miliki di sistem tidak perlu terekspos keluar. Sehingga, jika Anda memiliki data yang bersifat confidential, Anda tinggal mendesain sistem automasinya untuk berjalan secara background.