Perkembangan teknologi memberikan banyak kemudahan kepada manusia. Perkembangan teknologi ini tidak terbatas pada teknologi fisik seperti robot, mesin, dan lain sebagainya. Perkembangan teknologi juga membantu memudahkan manusia pada hal-hal non fisik melalui software atau bot.
Dalam dunia kerja, tentu saja kita akan menemui berbagai pekerjaan yang sebenarnya bisa diautomasi. Tidak setiap pekerjaan harus dilakukan secara manual oleh manusia. Dengan adanya bot, maka berbagai pekerjaan yang ada akan menjadi jauh lebih mudah, efektif, dan efisien.
Sebagai contoh, jika Anda melaksanakan sebuah event, ada beberapa tahapan yang bisa Anda automasi. Sebagai gambaran, berikut ini adalah alur pengelolaan yang akan Anda temukan saat mengadakan sebuah event secara online:
1. Menerima pendaftaran
2. Menyimpan data partisipan
3. Mengirimkan email konfirmasi
4. Partisipan melakukan pembayaran
5. Rekonsiliasi pembayaran
6. Mengirimkan email konfirmasi pembayaran
7. Mengirimkan reminder, detail jadwal, link
8. Mengirimkan recognition & sertifikat
Hal-hal yang perlu Anda kelola tersebut mungkin saja tidak terlalu merepotkan jika partisipan yang terlibat tidak terlalu banyak. Akan tetapi, bayangkan jika partisipan yang terlibat hingga ratusan atau ribuan partisipan. Tentu saja hal tersebut akan sangat merepotkan. Di sinilah dibutuhkan software automasi atau bot.
Karakteristik Pekerjaan yang Bisa di-Automasi
Lalu, darimana Anda tahu apakah suatu pekerjaan bisa diautomasi atau tidak?
Ada beberapa karakteristik yang bisa Anda jadikan indikator untuk mengetahui apakah suatu pekerjaan cocok untuk diautomasi, yaitu:
1. Manual
Proses yang masih manual biasanya cenderung merupakan pekerjaan yang melelahkan. Sehingga, jika dilakukan oleh manusia, peluang adanya kesalahan cenderung lebih besar.
2. Repetitive
Bukan hanya manual, pekerjaan yang repetitif atau berulang juga dapat diautomasi. Pengulangan di sini merupakan pengulangan yang dilakukan secara reguler. Baik pengulangan harian, mingguan, atau bulanan. Biasanya, pekerjaan repetitif semacam ini memiliki proses dan langkah yang cukup stabil dan jelas prosesnya.
Pekerjaan manual yang dilakukan secara repetitif biasanya cenderung membosankan, melelahkan, dan bagi tidak terasa memberikan inspirasi.
3. Structured
Karakteristik berikutnya adalah yang prosesnya terstruktur, baik secara proses maupun data inputnya. Misalnya, pengerjaan invoice. Umumnya, invoice memiliki struktur yang jelas dan terstandar. Baik secara posisi format tanggal, jumlah pembayaran, tanda tangan, proses input data, dan lain sebagainya.
4. Logical
Karakteristik keempat adalah suatu proses yang logical. Artinya, ada aturan dalam proses pembuatan keputusan. Proses ini memiliki business rules atau skenario terstruktur yang logical dan berlaku untuk sebagian besar proses yang dijalankan.
Selain itu, umumnya proses yang dijalankan membutuhkan penilaian objektif. Dengan kata lain, judgement user tidak terlalu dibutuhkan dalam hal ini. Jika suatu pekerjaan memiliki empat karakteristik tersebut, maka pekerjaan tersebut akan jauh lebih efektif dan efisien saat dikerjakan menggunakan automasi.
Proses Kerja yang Bisa di-Automasi
Sekarang, coba pikirkan sejenak apa saja pekerjaan yang bisa diautomasi?
Nah, Anda akan menemukan bahwa ada banyak potensi di perusahaan dan organisasi yang bisa Anda automasi. Potensi ini bahkan tidak terbatas divisi. Beberapa manfaat automasi bisa Anda gunakan untuk berbagai kegiatan, misalnya chat bot, payroll dan klaim kesehatan, psikotes online, automasi transaksi, dan lain sebagainya.
Secara umum, suatu proses bisa diautomasi jika melibatkan login ke sistem, input data, reckon data, sinkronisasi data antar sistem, supervising dan checking data, migrasi data, menjalankan flow process, hingga membuat keputusan berdasarkan rules yang didefinisikan dan ditanam di dalam bot tersebut.