Efisiensi Pekerjaan dengan Document Collaboration Tools

Updated: Mar 11

Pernahkah Anda merasa kalau pertukaran dokumen antara satu orang dengan orang lain adalah sesuatu yang rumit dan merepotkan? Selama ini, kita selalu menggunakan email untuk melakukan hal tersebut. Padahal, ada hal yang lebih baik yang bisa Anda lakukan untuk melakukan kolaborasi dokumen.


Saat ini, perpindahan dokumen atau kolaborasi dokumen antara satu orang dengan orang lainnya dalam satu buah tim atau korporasi dilakukan dengan menggunakan email. Sebenarnya hal ini tidak salah. Tapi, bagaimana kalau kita bekerja dalam satu buah dokumen, seperti proposal, dan ada tiga orang yang terlibat di dalamnya. Orang yang membuat, yang melakukan review, dan orang yang melakukan approve.


Document Collaboration Tools

Kalau Anda menggunakan email, Anda pasti akan sering menyimpan dokumen secara lokal. Karena Anda perlu mengedit dokumen tersebut. Setelah Anda mengedit, Anda akan mengirimkannya lagi untuk di-review. Orang yang me-review akan menyimpannya lagi secara lokal, memberikan komentar, lalu dikirim lagi. Orang yang melakukan approve juga akan melakukan hal yang sama. Dia memberikan komentar, melakukan update, menyimpan di lokal, lalu dikirim lagi.


Terbayang betapa pusing dan rumitnya hal ini?

Baca juga: Knowledge Management Tools for Company Can Help a Business?

Anda tidak akan pernah tahu mana dokumen yang paling update di antara dokumen tersebut. Dan lagi, kalau Anda menyimpannya di lokal, Anda akan menyimpannya di file yang berbeda. Ada versi 1, versi 2, versi 3, dan seterusnya. Tidak jarang juga orang menyimpan dokumen tersebut dengan menambahkan tanggal di belakangnya atau dengan menambahkan jam. Penambahan ini dilakukan untuk memastikan mana dokumen yang paling update. Padahal, hal ini belum tentu benar-benar membantu.


Document Collaboration Tools Sebagai Solusi Baru

Kalau selama ini Anda menggunakan email sebagai solusi untuk bekerja sama atas satu buah dokumen, rasanya metode ini sudah cukup old school. Anda perlu menggantinya dengan sebuah solusi baru yang kita sebut sebagai Document Collaboration Tools.


Document Collaboration Tools adalah sebuah tools dimana Anda bisa menyimpan dan mengakses dokumen sesuai dengan kebutuhan Anda. Sesuai dengan role Anda. Apakah Anda hanya butuh membaca dokumen tersebut saja, butuh update, butuh delete, dan lain sebagainya. Bahkan Anda juga bisa membatasi siapa saja yang bisa mengakses dokumen tersebut.

Baca juga: Bekerja Lebih Efisien dengan Timesheet Management Tools

Document Collaboration Tools juga memiliki fitur versionate. Fitur ini memastikan Anda bisa melihat versi dari dokumen tersebut mulai dari yang terbaru sampai dengan versi pertama tanpa perlu melakukan perubahan file name.


Lalu, ada satu hal yang paling diinginkan oleh banyak orang yang melakukan kolaborasi dokumen. Yaitu Simultaneous Update. Hal ini memungkinkan Anda melakukan update satu buah dokumen dalam satu waktu dan dilakukan oleh lebih dari satu orang. Sehingga, Anda bisa melakukan update halaman pertama, halaman kedua, halaman kesepuluh, dan halaman lainnya secara bersamaan tanpa ada konflik antara satu dengan yang lain. Bagaimana, enak kan?

Baca juga: Cara Efisien Melaporkan Kemajuan Proyek atau Pekerjaan

Yang pertama, Anda bisa mendapatkan versionate dokumennya. Yang kedua, Anda bisa mendapatkan akses sesuai dengan hak Anda. Yang ketiga, Anda bisa melakukan simultaneous update atau akses terhadap dokumen secara bersamaan. Dengan Document Collaboration Tools, tidak ada lagi dokumen yang tersimpan di dalam hard drive Anda secara lokal dan membuat Anda bingung mana dokumen yang paling update. Pekerjaan Anda akan menjadi jauh lebih efisien, jauh lebih menyenangkan, dan jauh lebih nyaman untuk diakses. Karena itu, Anda bisa mulai menggunakan Document Collaboration Tools sebagai bagian dari pekerjaan Anda.