Empat Faktor Yang Menyebabkan Implementasi RPA Gagal!

Kegagalan dalam sebuah pekerjaan seringkali terjadi, namun siapapun pasti tidak ingin jika pekerjaan yang ditanganinya gagal, termasuk implementasi work automation/RPA ini. Lalu apa saja hal-hal yang sering membuat gagal dan bagaimana kita bisa menghindarinya?

Setidaknya ada 4 hal yang sering membuat implementasi work automation ini terkendala atau bahkan gagal;

1. Take complex process for initial implementation

Yang pertama adalah proses yang dipilih terlalu kompleks dan dinamis. Ada banyak alur di dalam proses tersebut dan masing-masing alur punya aturan mainnya sendiri.  Meskipun input-nya sama, namun output dari proses tersebut bisa berbeda dan dipengaruhi banyak hal serta sering kali melibatkan proses pengambilan keputusan yang membutuhkan proses berpikir yang kreatif dan butuh brainstorming terlebih dahulu sebelumnya. Kompleksitas dan dinamika ini menggiring pada suatu pekerjaan maintenance dan development lebih lanjut di dalam automation platform tersebut yang memerlukan tambahan biaya, waktu dan tenaga kerja. Tentu saja kita tidak ingin adanya implementasi automation ini justru menjadi tambahan beban yang baru. Untuk mensiasatinya, para pakar merekomendasikan untuk mulai dan memilih kandidat proses yang sederhana alurnya, punya aturan standard dan berulang-ulang.

2. Target UI changes and RPA doesn’t get any memo

RPA ini akan berjalan dengan baik dan patuh sesuai dengan alur serta aturan-aturan yang sudah didesain dan ditanam di dalam platform ini. Ketika ada perubahan kondisi di dalam proses yang diotomatiskan, maka kemungkinan besar RPA ini akan stuck dan berhenti. Karena dia mengalami sesuatu yang tidak ada di dalam "naskah" nya si RPA ini. Misalnya ketika RPA bekerja dengan sistem ERP kita, sementara kemarin baru saja ada penambahan field di dalam layar tertentu, dan field ini sifatnya mandatory untuk diisi.  Tidak ada informasi apapun yang diterima oleh team automation sehingga ketika RPA berjalan maka di tengah proses tidak bisa berlanjut ke layar selanjutnya karena ada tambahan field yang wajib diisi. Untuk menghindari hal ini terjadi, maka dalam setiap perubahan yang dilakukan pada system, lakukan pula impact assessment sebelumnya terhadap sistem yang lain. Hal ini mampu mengidentifikasi di awal sistem mana dan bagian mana yang terdampak. Komunikasikan juga dengan system owner atau development team untuk bisa dilakukan penyesuaian atas perubahan yang terjadi di sistem yang lain sehingga RPA ini bisa tetap berjalan dan memberikan value yang optimal.

3. Lack of Leadership

Tidak adanya dukungan dari senior leader di perusahaan Anda juga menjadi faktor yang mampu mempengaruhi keberhasilan implementasi ini. Terlebih jika menyangkut hal yang bersifat politis. Bagi beberapa perusahaan, kata "automation atau otomatisasi" ini menjadi tabu karena membuat banyak karyawan paranoid terkait keamanan perkerjaan mereka, jangan-jangan nanti kena PHK karena implementasi automation ini. Dukungan dari senior leader diperlukan dan komunikasi juga bisa dilakukan untuk menghadapi issue seperti ini. Dukungan dari senior leader juga berperan tidak hanya ketika project berjalan, namun juga ketika operational sudah dijalankan. Maka, perlu adanya buy-in dari senior leader untuk implementasi work automation ini.

4. Unrealistic Expectation

Seperti kebanyakan project initiative lainnya, kita membutuhkan metrics untuk mengukur sebarapa efektif atau berhasilnya project ini dan memastikan project mampu mencapai objective yang diharapkan. Jika goal ini diset secara tidak realistis, maka besar kemungkinan implementasi automation ini tidak mendapatkan buy-in lagi ke depannya. Terlebih, tim yang menjalankan merasa stres, merasa gagal, tidak termotivasi, bahkan depresi. Misal salah satu ukuran yang ditetapkan adalah meng-otomatiskan semua proses. Sementara kita tahu tidak semua proses bisa optimal untuk diotomatiskan dan tidak semua proses butuh diotomatiskan. Seperti contoh diawal, ada proses yang melibatkan creative thinking, brainstorming, dan advance decision making. Pekerjaan dengan value yang tinggi ini lebih optimal dilakukan oleh manusia. Maka alih-alih mengotomatiskan semuanya, ambil saja dulu segmen yang sederhana yang memenuhi parameter kandidat yang baik sebagai proses yang layak untuk diotomatiskan.

Nah, itu tadi 4 hal yang perlu diantisipasi agar implementasi work automation di tempat Anda bekerja bisa berhasil dan memberikan dampak yang optimal.

Baca juga:

Terjebak Pada Rutinitas? Automasikan Saja Pekerjaan Anda dengan RPA

Cara Efisien Melaporkan Kemajuan Proyek atau Pekerjaan

Langkah Mengidentifikasi Proses Automasi di dalam Organisasi