5 Langkah Mengidentifikasi Proses Automasi di dalam Organisasi

Banyak yang sudah tahu value dari automasi namun masih merasa bingung bagaimana memulainya dan apa yang harus dilakukan? Namun, hal itu tidak akan menjadi kendala setelah kita mengetahui 5 langkah mudah mengidentifikasi proses automasi di dalam organisasi. Meskipun Anda bukan seseorang yang terbiasa dengan hal-hal yang berbau teknologi, terutama teknologi digital tetapi sangat memungkinkan bagi Anda untuk mempelajari dan mengidentifikasi proses apa yang tepat untuk diotomasikan.

1. Know the Ideal Requirement

Mengetahui pekerjaan apa saja yang bisa diotomasikan. Kandidat yang ideal untuk diotomatiskan adalah pekerjaan yang sifatnya manual, dilakukan secara berulang-ulang dengan SOP yang jelas, inputnya terdefinisi dengan baik, aturan-aturannya juga jelas, tidak melibatkan banyak pengecualian, outputnya pun juga sudah spesifik. Disaat yang sama, pekerjaan tersebut menyita waktu karyawan dan rawan untuk terjadinya kesalahan, baik kesalahan yang berdampak pada audit dan compliance ataupun kesalahan yang berdampak pada kualitas hasil pekerjaan. Contohnya process mengambil data dari sistem satu dan sistem yang lain, kemudian di recon dan dibandingkan di spreadsheet, setelah itu hasilnya dibuat sebuah laporan. Jika proses tersebut dilakukan secara manual, sungguh sangat melahkan dan rawan terjadinya kesalahan bukan?

2. Ideation

Lakukan ideation bersama dengan proses owner atau team leader terkait pekerjaan tersebut. Kumpulkan ide sebanyak mungkin terkait hal-hal apa saja yang tepat untuk diotomatiskan dan bagaimana otomatisasi tersebut nantinya berjalan. Komunikasi ini juga membantu untuk create awareness dan nantinya menciptakan sinergi dan kolaborasi yang lebih baik ketika initiative ini dijalankan.

3. Compile the Ideas

Kompilasikan hasil ideation tersebut dan buatkan cluster process nya untuk memudahkan temen-temen memetakan process apa saja yang ada di organisasi yang mempunyai potensi untuk diotomatiskan. Misalnya, kita bisa cluster-kan process tersebut seperti process onboarding customer, semua pekerjaan behubungan dengan onboarding customer kita kumpulkan dalam cluster ini, kemudian cluster proses pelapora dimana segala aktivitas terkait pelaporan kita masukkan kedalam cluster ini, dan proses integrasi antar system misalnya.

4. Capture the Value and Outcomes

Setelah temen-temen cluster kan, tangkap value atau outcome yang seperti apa yang bisa dihasilkan oleh otomasi di prosess tersebut serta seberapa besar kompleksitas serta effort yang perlu dikeluarkan agar process tersebut bisa diotomatiskan.

5. Prioritize the Ideas

Last but not least, temen-temen prioritaskan proses mana dari cluster yang mana yang akan diotomatiskan berdasarkan value dan effort yang sudah didefinisikan di langkah sebelumnya. Proses yang menjadi prioritas adalah proses yang mempunyai value paling tinggi dan membutuhkan effort yang paling rendah.

Sekarang setelah temen-temen melakukan langkah-langkah tadi nantinya akaan mampu mengidentifikasi process mana yang tepat untuk di otomatiskan dan mulailah dari hal yang kecil dan sederhana, kemudian kembangkan lagi atau tambahkan process yang lain. Start small and move fast.

Baca juga:

Cara mudah melakukan proteksi informasi perusahaan

Ciri karyawan yang mampu berkolaborasi

Cara menghadapi kegagalan