Pernah enggak sih, waktu Anda tersita karena suatu pekerjaan yang sifatnya manual serta berulang-ulang, repetitif? Kemudian Anda berpikir, enak kali ya kalau ada cara yang bisa membuat semua itu berjalan otomatis.
Jika Anda mengalami hal-hal tersebut, itu pertanda Anda mulai terjebak dengan rutinas! Seharusnya rutinitas yang bersifat manual dan berulang, bisa ditemukan solusinya.
Sehingga Anda bisa mengerjakan pekerjaan yang bernilai tinggi. Dan solusi agar Anda tidak terjebak dengan rutinitas yang manual dan repetitif adalah dengan mengautomasikan pekerjaan Anda dengan RPA atau Robotic Process Automation.
Apa itu RPA? Dan Apa keuntungannya bagi Anda? Yuk, simak ulasannya!
Apa itu RPA?
Berdasarkan hasil survey dari Workfront di dalam State of Work Report mereka, bahwa rata-rata setiap orang hanya mampu meluangkan 40% waktunya dalam 'primary task' mereka. Sementara sisa waktunya habis melakukan pekerjaan yang sebagian besar administrative, repetitive, dan manual.
Dan solusi untuk hal tersebut adalah dengan mengotomatiskan pekerjaan dengan RPA.
RPA atau Robotic Process Automation adalah sebuah konsep teknologi yang mampu meng-otomasi suatu process dengan cara mengimitiasi peran manusia dalam berinteraksi dengan komputer dengan super efisien. Karena ini adalah suatu 'robot' atau 'bot' maka dia mampu bekerja secara non-stop terus-menerus dengan cepat dan tingkat akurasi yang tinggi sehingga mengurangi kesalahan, 100% comply terhadap governance dan audit karena semua terecord dalam suatu audit log didalam system, menghasilkan kualitas yang baik dan konsisten, serta ketika process tersebut berubah maka 'bot' ini bisa dengan mudah dirubah menyesuaikan process tersebut dan menjalankannya tanpa memerlukan training selayaknya jika proses tersebut dijalankan oleh manusia.
Baca juga: Tantangan RPA
Sementara si manusia ini akan punya waktu lebih banyak dan lebih fokus kepada suatu pekerjaan yang lebih strategis dan memberikan value yang lebih tinggi.
Jika Anda seorang trainer atau event organizer misalnya, dari Anda menerima form pendaftaran, kemudian mengirimkan email kepada si pendaftar tersebut, setelah Anda menerima pembayaran, kemudian pembayaran terkonfirmasi dan dikirimkan email kepada peserta training Anda. Mendekati hari H, anda buatkan schedule di zoom dan email terikirim ke seluruh peserta yang sudah membayar, hingga selesai training Anda, peserta akan dikirimkan sertifikat sesuai dengan namanya masing-masing dan training yang diikut ke email. Semua itu bisa dilakukan dengan RPA.
Characteristic Task
Jadi, pekerjaan dengan karakteristik seperti apa yang cocok untuk di otomosi kan dengan RPA ini?
Setidaknya ada 4 karakteristik suatu pekerjaan:
Yang pertama tentu saja suatu pekerjaan yang masih dilakukan secara manual oleh manusia. Pekerjaan ini melelahkan dan rawan kesalahan karena proses nya masih manual.
Yang kedua sifatnya repetitive dan standard, artinya berulang-ulang dengan pola yang sama terus-menerus serta.
Yang ketiga, volume pekerjaannya banyak sehingga memakan waktu yang banyak pula dan
Yang keempat mempunyai struktur yang jelas baik dari sisi process maupun data. Runutan processnya jelas, stabil, aturan-aturan dalam process nya juga jelas dan tidak ambigu. 'JIKA X MAKA Y" clear dan applicable untuk sebagian besar case yang ada di process tersebut dengan minimum pengecualian serta minimum human judgement. Dan tidak hanya proses yang terstruktur, namun juga input data nya pun harus terstruktur.
Apalagi yang bisa dilakukan RPA? Mulai dari data entry, posting document, data reconciliation dan data validation, running and download reports, mengorganize file dan banyak lagi yang bisa dilakukan.
Lalu, bagaimana dengan Anda? Proses apa yang akan Anda otomatiskan sehingga nantinya Anda mempunyai waktu yang lebih berkualitas dan fokus kepada pekerjaan lain yang lebih memberikan value?
Kalau saya setelah ini, saya akan membuat pengorganisasian email saya secara otomatis dengan menerapakan rules sehingga email-email tersebut akan masuk ke folder masing-masing yang sudah saya tentukan sesuai dengan peruntukannya. Dan saya lebih mudah melakukan follow up serta memonitor email-email yang penting tanpa repot-repot screening satu per satu. Saya ga mau terjebak pada rutinitas yang sebenarnya bisa di automation kan.