Ada pembelajaran atau lesson learned yang bisa diambil dari mereka yang sudah mengimplementasikan automation, pembelajaran mampu mempersiapkan kita agar meraih sukses dalam implementasi automation. Yuk, pelajari tantangan apa saja dalam mengimplementasikan RPA sehingga akan memberikan dampak optimal dan lebih baik lagi.
5 hal pembelajaran dalam mengimplementasikan automation
Yang pertama adalah Dokumentasi. Dokumentasi ini termasuk bagaimana flow process-nya, siapa yang bertanggung jawab dan terlibat di dalam masing-masing proses tersebut, interaksi bot dengan sistem yang lain, bagaimana mengatasi ketika ada error. Dokumentasi ini menjadi hal yang krusial. Tanpa adanya dokumentasi, maka akan meninggalkan begitu banyak PR setelah implementasi nanti. Misal bot ini bekerja dengan sistem ERP kita, dan di dalam ERP ada perubahan atau update sehingga 'menyenggol' capability si bot dalam menjalankan pereannya. Tanpa dokumentasi akan kesulitan mencari tahu apa dampak perubahan dari satu sistem atau process terhadap interaksi dengan bot ini. Tanpa dokumentasi juga nantinya kita akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan automation ini lebih luas lagi. Kita harus ngoprek dulu bagian mana yang perlu disesuaikan, bagian mana yang perlu dipastikan agar fungsionalitas nya tetap teerjaga dan tidak saling senggol. Dan ini membutuhkan effort yang lebih jika tidak ada dokumentasi. Jadi jangan lewatkan dokumentasi ini meskipun proses yang Anda otomatiskan adalah proses yang sederhana.
Berikutnya adalah fear of job loss, dengan adanya automation, wajar jika ada karyawan Anda yang merasa takut jika nantinya mereka akan kehilangan pekerjaan karena digantikan oleh mesin. Di sini komunikasi menjadi penting, apa yang melatarbelakangi inisiatif ini dilakukan, bagaimana nantinya automation mampu membantu perusahaan dan karyawan, terlebih hadirnya automation bukan untuk mengurangi jumlah karyawan, namun justru membantu karyawan terbebas dari pekerjaan rutin yang berulang-ulang yang membosankan yang robot saja sebenarnya bisa melakukan itu. Sementara itu karyawan dilibatkan pada suatu pekerjaan yang bernilai tinggi bagi perusahaan. Selain itu karyawan juga dibekali dengan training untuk menjalankan peran baru mereka.
Meskipun yang melakukan adalah robot, bukan berarti risiko terhadap keamanan bisa dileminasi begitu saja. Ada hal terkait keamanan yang perlu diperhatikan. Semakin banyak bot ini berinteraksi dengan mengakses sistem, maka Anda perlu pertimbangkan faktor keamanannya. Misalnya, bot dalam menjalankan perannya perlu akses masuk ke suatu sistem. Bagaimana hak aksesnya, apa saja yang boleh diakses oleh bot ini, enkripsi seperti apa yang perlu diterapkan. Dengan membuat kebijakan spesifik terkait automation, misal membatasi akses dan hak akses tertentu saja, maka bisa meminimalkan risiko keamanan ini.
Mampu mengidentifikasi proses apa saja yang tepat untuk diotomatiskan akan membawa implementasi automation ini lebih baik lagi. Anda perlu memilih proses-proses mana saja yang ketika itu diotomatiskan maka akan mampu mendapatkan value yang signifikan baik bagi customer maupun bagi organisasi itu sendiri dan di saat yang sama Anda mampu dengan mudah menerapkan automation kedalam proses tersebut. Berangkatlah dari proses yang paling sederhana namun memberikan dampak yang besar bagi customer, perusahaan dan karyawan. Dimulai dari yang sederhana ini, bisa menjadi ajang untuk Anda mendemonstrasikan keuntungan automation kepada perusahaan dan karyawan sehingga bisa mendapatkan dukungan yang lebih baik dari leaders perusahaan Anda dan karyawan, serta automation bisa dikembangkan lebih luas lagi didalam perusahaan.
5. Organization
Lesson Learned yang kelima adalah terkait organisasi. Siapa yang nantinya akan berperan dalam mengidentifikasi proses, mengintegrasikan proses, menerapkan dan mengembangkan automation lebih luas lagi, mengukur dan mengevaluasi manfaat dari implementasi automation ini? Maka dibutuhkan adanya team yang menangani ini semua dan dikenal dengan Automation Center of Excellence (CoE). Dengan adanya Center of Excellence, setidaknya ada 3 keuntungan yang bisa didapatkan. Yang pertama adalah standarisasi, framework, dan best practice dalam men-deploy automation di dalam perusahaan. Yang kedua adalah leadership, yang nantinya mampu membawa inisiatif ini align dengan strategy perusahaan serta mendapatkan support yang diperlukan, dan yang ketiga adanya team atau expertise yang menjalankan project atau inisiatif ini dari identifikasi kebutuhan dan proses yang tepat, pengembangan, hingga operational dari sistem automation ini.
Okay teman-teman, jadi ada 5 hal terkait dokumentasi, issue ketakukan akan kehilangan pekerjaan, masalah keamanan, mengidentifikasi proses yang tepat, serta adanya Center of Exellence yang mana jika kelima hal ini Anda persiapkan dengan baik, maka akan membuat implementasi automation menjadi lebih baik pula dan mendapatkan manfaat yang optimal. Semoga bermanfaat.
Baca juga: